Gnucash-บัญชีส่วนบุคคล-ดูความเคลื่อนไหวของเงิน

ใครที่พึ่งเปิดมาดูอาจจะงง ลองย้อนหลับไปดูบทความที่แนะนำ Gnucash ก่อนครับ เป็นโปรแกรมสำหรับการทำบัญชี ทั้งส่วนบุคคล และที่มากกว่านั้นก็ได้แล้วแต่จะประยุกต์ใช้ http://www.meewebfree.com/article_149_Gnucash สุดยอดโปรแกรมบัญชีส่วนบุคคล ฟรี.html ตอนนี้ผมเองใช้มา 1 ปีกับอีก 1 เดือนแล้วครับ ข้อมูลจากโปรแกรมบอกมาอย่างนั้น (เพราะว่าสามารถดูรายการได้จนถึงวันแรกที่เริ่มใช้เลย)

สิ่ง สำคัญ ที่ถือว่าเป็นหัวใจของการทำบัญชี ความสม่ำเสมอ ความถูกต้อง เพราะอะไร คิดง่ายๆว่า วันนี้เราได้เงินมา 1000บาททำให้เรามีทรัพย์สินรวมเพิ่ม 1000 บาท แต่หากเราลืมทำบัญชี 14วัน ถามว่าทรัพย์สินเรายังเท่าเดิมรึเปล่า? ตัวเลขที่ปรากฏจากโปรแกรมมันก็ไม่ถูกต้อง พอไม่ถูกต้องเราก็ไม่เชื่อถือมัน เพราะว่ามันบอกความจริงเราไม่ได้ เราก็เลิกทำหรือเลิกใช้ไปในที่สุด
ส่วน เรื่องความถูกต้องก็เช่นเดียวกัน ถ้าเราลงรายการตกหล่นไปตัวเลขที่ปรากฏมันก็เพี้ยนจากความเป็นจริง ทำให้ไม่สะท้อนภาพจริง ทำให้เกิดความไม่น่าเชื่อถือนั่นเอง

แล้วอย่าง นี้หมายความว่าผมใช้โปรแกรมนี้ทุกวันต่อเนื่องกันมาตลอดเลยสิ? คำตอบคือ ไม่ใช่ครับ ยอมรับว่าบางวันผมก็ไม่ได้ลงบัญชี แต่ไม่ได้หมายความว่าจะทิ้งขว้างนะครับ แม้ว่าวันนี้ไม่ได้ลงผมก็จะลงในวันถัดมาครับ โดยลงรายการย้อนหลังทั้งหมดด้วย เพื่อให้ตัวเลขสะท้อนความจริงได้มากที่สุดนั่นเอง
แล้วอย่างนี้ก็หมาย ความว่าผมลงทุกรายการได้ทั้งหมด ถูกต้องทั้งหมด? คำตอบคือ ก็ไม่ใช่อีกครับ เพราะว่าตลอดระยะเวลาที่ใช้งานโปรแกรมนี้มา ผมก็พลาดรายการไปเยอะมาก แต่ว่าผมจะมีช่วงการ adjust เงินในโปรแกรมครับ ปกติผมจะ adjust เดือนละครั้ง คือการปรับค่าให้ตรงตามความเป็นจริง วิธีทำก็คือ การ update book ของธนาคารทั้งหมดให้ล่าสุด รวมทั้งนับเงินในกระเป๋าเงิน แล้วก็ปรับเงินในโปรแกรมให้ตรงตามที่มีจริง ซึ่งผมจะทำอย่างน้อยเดือนละครั้ง แต่บางเดือนเกิดรายการเคลื่อนไหวเข้าออกเยอะมาก ผมก็จะทำเดือนละสองถึงสามครั้งไม่เกินนี้ครับเสียเวลาประมาณครั้งละไม่เกิน 1 ชั่วโมงแต่ทำให้เลขมันถูกต้องผมว่าก็ไม่ได้เสียเวลาเยอะแยะอะไรนะครับ
โดย รายการที่ผมปรับ มันก็มีทั้งปรับเพิ่มมาให้ตรงความจริงและปรับลดให้ตรงความจริง (แต่ส่ววนใหญ่จะลดมากกว่า 555 แบบว่าใช้เล็กๆน้อยๆแล้วลืมๆ)



รูป ข้างบนนี้คือรูปรายจ่ายตลอดของผม 1 ปีที่ผ่านมาครับ (บางส่วน)เชื่อรึเปล่าครับ ว่าค่าใช้จ่ายเฉพาะการเดินทางของผม 16000 กว่าบาท!! ในจำนวนนั้นทั้งหมด ผมใช้แต่รถโดยสารนะครับ เพราะว่าไม่มีรถส่วนตัวครับ ดังนั้นนั่นไม่ใช่ค่าน้ำมันแต่อย่างใด ถ้าไม่ทำบัญชีก็คงไม่เห็นและคงไม่คิดว่ามันจะเยอะขนาดนั้นหรอกครับ โดยเงินส่วนนี้ใช้มากกว่าเงินที่หมดไปกับการดูหนังฟังเพลงท่องเที่ยวเสียอีก 5555

กลับมาเข้าเรื่องดีกว่า ก็คือ วันนี้จะให้มาดูรายงานจากโปรแกรมกันครับ ว่ามันจะรายงานได้ตรงตามความต้องการหรือเปล่า
แรกๆ ผมขัดใจกับส่วน report มากครับ หลายท่านก็คงไม่ต่างกัน คือไม่อยากให้คาดหวังอะไรมาก เพราะว่าไม่ยืดหยุ่นเท่าไร หรือมันไม่ทำได้ดั่งใจนึกทุกอย่าง แต่ว่าโดยรวมก็ให้ข้อมูลได้ครบถ้วนดีแล้วครับ



การ ออกรายงานจะอยู่ในเมนู Reports เป็นหลักเลย ซึ่งที่จะได้ใช้บ่อยมาก มีแค่ 2 เมนูก็คือ Asset & Liabilities และ Income & expense เพราะว่าสองเมนูนี้จะครอบคลุมทรัพย์สินทั้งหมดของเราที่มีอยู่ และรายละเอียดการใช้จ่ายต่างๆด้วย

เมนูแรก Asset Barchart



เมนู นี้จะแสดงกราฟทรัพย์สินแบบต่างที่เราได้ลงบัญชีเอาไว้ ซึ่งเดิมๆจะมีตามรูปเลยครับ รูปอาจจะเล็กไปอีกทั้งเราอาจจะมองไม่เห็น ว่าแต่ละแท่งมีค่าเท่าไร เดี๋ยวเราจะทำให้มีเลขปรากฏกันครับ

การ ปรับแต่งกราฟ หรือการแสดงผล ทำได้ง่ายๆด้วยการคลิกขวาที่กราฟ เลือก report option และจะปรากฏหน้าต่างให้เราตั้งค่า ในที่นี้ผมตั้งให้ขนาดใหญ่ขึ้น รวมทั้ง ให้มีตัวเลขแสดงด้วย ก็ตั้งประมาณนี้ครับ

เราก็จะได้กราฟที่ชัดเจนพร้อมตารางตัวเลขเลย


แต่ บางคนอาจจะอยากได้แค่ current asset ค่าเดียว คืออยากรู้แค่ว่าตอนนี้มีทรัพย์สินเท่าไรแล้วอย่างเดียวก็ปรับได้ครับ ด้วยคลิกขวา report option เหมือนกัน แล้วไปเลือก ที่จะแสดงบัญชี แค่ current asset เท่านั้นเอง กราฟ และค่าต่างๆก็จะปรากฏออกมาเฉพาะตามที่เราเลือกครับ อ้อ นอกจากนั้นยังปรับช่วงเวลาที่ต้องการดูได้อีกด้วยนะครับ เลือกดูบางช่วงได้ครับ แต่ถ้าต้องการดูจนถึงปัจจุบันให้เลือก end ที่ today ครับ


มาดูอีกเมนูนึง ก็คือเมนูที่แสดงรายรับรายจ่ายครับ อันนี้แสดงให้รู้กันไปเลย ว่าได้เงินมากกว่าใช้ หรือว่าใช้มากกว่าได้ 555



จาก ของผม ก็จะเห็นว่ามี 1 เดือนที่ติดลบ นอกนั้นก็เหลือเก็บตลอดครับ เดือนที่ติดลบก็เพราะว่าเดือนนั้รายรับน้อย อีกทั้งรายจ่ายสูงมาก เลยติดลบไปอย่างเลี่ยงไม่ได้� นั่นเป็นช่วงปลายปีต่อต้นปีครับ หลายอย่างดูเงียบเหงาลงไป

จริงๆ แล้ว หลักการเก็บเงินที่ถูกต้องได้ผลคือ เงินที่ได้มา ให้แบ่งส่วนมาเก็บไว้ก่อน ขั้นต่ำคือ 10% หรืออาจจะมากถึง 30% ของเงินที่ได้แล้วส่วนที่เหลือ เอามาใช้ แต่เทคนิคนี้ใช้ไม่ได้กับผม เพราะว่าผมจะเป็นคนที่ใช้ก่อน เหลือเท่าไรก็ค่อยเก็บจริงๆเป็นการทำที่ผิดครับ วิธีนี้ ส่วนใหญ่จะทำให้ไม่เหลือเงินเหลือเก็บ แต่... พอดีว่าผมเป็นคนใช้น้อย (ดูจากค่าใช้จ่าย ดูหนังไปเที่ยงข้างบนก็ได้ 555) ดังนั้นเงินก็เลยเหลือเก็บได้อย่างไม่ลำบากครับ หากสังเกต จากกราฟ จะเห็นว่า ผมเก็บเงินได้ประมาณ 4%-50% ในแต่ละเดือนครับ(เดือนสุดท้ายยังบอกอะไรไม่ได้จนกว่าจะสิ้นเดือน 5555)

แต่ว่า ปัจจุบัน ผมก็ได้เริ่มวางแผนแบ่งเงินเก็บออกมาอีกชุดนึงแล้วนะครับ เพราะว่าผมมีแผนจะซื้อของครับ โดยเงินก้อนนี้เป็นเงินเก็บแต่ผมจะลงว่าเป็นรายจ่ายทุกเดือน (เทคนิคแปลกๆ ไม่มีใครใช้อีกแล้ว 555) มันทำให้มองได้เหมือนการผ่อนเลยครับ แต่ว่าผมผ่อนให้ตัวเองแค่นั้นเอง ดอกเบี้ย ค่างวด ไม่มี มีแต่ดอกที่ได้เพิ่มขึ้นจากการเก็บเงิน แล้วพอเก็บได้ตามจำนวนที่ต้องการก็ค่อยเอาเงินก้อนนั้นไปซื้อของที่ต้องการ ต่อไป

นั่นก็จะทำให้สะท้อนความจริงครับ ว่าเรายังมีเงินเหลือเก็บเท่าไร ยังใช้ได้อีกเท่าไร โดยถ้าเดือนไหนจะติดลบก็อาจจะไม่จ่ายส่วนที่ว่าครับ เหมือนหยุดผ่อน แต่อย่างที่บอก ว่าผ่อนให้ตัวเองไม่เสียดอกอยู่แล้ว แค่ได้ของช้าขึ้นเท่านั้นเอง....

จริงๆโปรแกรมนี้ถ้าใครหมั่นดูโดย ละเอียดอย่างเป็นประจำ มันจะสะท้อนพฤติกรรม คนๆนั้นได้เลยนะครับ ว่าใช้เงินไปกับอะไร เท่าไรบ้าง แล้วยามที่เรารู้สึกว่าทำไมเราไม่เหลือเงินเก็บเลย หากเราย้อนมาดูโปรแกรม มันจะฟ้องเราเลย ว่านายใช้เงินไปกับอะไรเท่าไร� แล้วถ้าลด หรือเลิกส่วนนั้น จะได้เงินเพิ่มมาอีกเท่าไร

จริงๆ ถ้าใครมีครอบครัว แล้วไม่อยากเสียเวลาลงรายการโดยละเอียด ก็ใช้เป็นบัญชีครัวเรือนก็ได้นะครับ คือทั้งบ้านใช้บัญชีเดียวพอ เพียงแต่ว่า เราอาจจะตามปลายเหตุของเงินบางอย่างได้ลำบาก เช่น ภรรยาให้เงินสามี แต่อาจจะไม่รู้ว่าเงินไปไหนต่อ เท่านั้นเอง แต่ถ้าดูภาพรวมเราจะเห็นว่าใครใช้เงินเยอะที่สุด 5555

ลองดูครับ ง่ายๆแต่ได้ผลดี ถ้าใครอยากได้การวิเคราะห์โดยละเอียดก็ต้องเป็นคนที่ทำหน่วยบัญชีให้ละเอียด ซึ่งจะเสียเวลามากขึ้นครับ แต่ก็ได้ผลที่ดีขึ้น แต่อย่าละเอียดเกินไป เพราะว่าผมทำมาแล้ว แล้วก็เลิกมาแล้ว 555 แต่อย่างค่ารถเมล์ผมก็แยกออกมาชัดเลย ว่ารถอะไรเท่าไร เพราะว่ามันแบ่งหมวดออกมาได้ประมาณนั้นอย่างชัดเจน

ส่วนคำถามว่า แล้วเราจะแบ่งหมวดอย่างไรดี อันนี้ตอบยากมากครับ เพราะว่าแต่ละคนจะมีการรับเงิน จ่ายเงิน เก็บเงิน บัญชีเงินฝาก ที่แตกต่างกันออกไป อย่างผมเอง มีบัญชีเงินฝาก มากกว่า 5 บัญชี นอกจากนี้ยังมีกองทุนรวมอีกหลายบัญชี จึงมีการเก็บเงินที่ต่างจากท่านอื่นแน่นอน ผมก็ต้องแบ่งหมวดหมู่ให้ดีครับ ตามความจริงที่มี
เทคนิคการแบ่งหมวดก็คือ ให้เขียนลงกระดาษก่อน โดยพิจารณาว่า อะไรที่เราจะต้องเอามาเป็นข้อมูลในอนาคต เช่น ค่าน้ำ จะแยกค่าไฟหรือไม่ เพราะว่าต้องจ่ายลักษณะเดียวกันทุกเดือน บางคนไม่แยก บางคนแยก คนที่แยก ก็จะดูย้อนได้ว่า ค่าน้ำไฟแต่ละเดือนใช้มากน้อยเท่าไร แต่คนที่ไม่แยก ก็จะเห็นแค่ว่าสองอย่างจ่ายไปเท่าไร แต่จะทำบัญชีได้เร็วขึ้นเท่านั้นเอง

อย่าลืมนะครับ ได้เงินมา แบ่งมาเก็บ โดยที่ต้องสัญญากับตัวเอง ว่าต้องไม่แตะต้องเงินเก็บเว้นแต่เรื่องคอขาดบาดตาย พึงระลึกไว้เสมอ ว่านั่นก็เพื่ออนาคตครับ แล้วถ้ามองว่าเงินกำลังจะไม่มีใช้เพราะเงินเก็บ ให้เปิดบัญชีมาทบทวน ว่าเกิดอะไรขึ้นกับเรา ค่าใช้จ่าย หมดไปกับอะไรเท่าไรบ้าง แต่ละส่วนที่จ่าย จะลดได้หรือไม่ ถ้าลดได้ ได้เท่าไร นั่นจะทำให้เรามีเงินเพิ่มอีกเท่าไร เพียงพอหรือไม่

ทำบัญชีวันนี้เพื่ออนาคตที่ดีในวันข้างหน้า
ขอให้คนทำบัญชีทุกท่านมีทรัพย์สินเงินเก็บพอกพูนทุกวันครับ ให้คุ้มกับค่าเหนื่อยเล็กน้อยที่ทำในแต่ละวัน