Gnucash สุดยอดโปรแกรมบัญชีส่วนบุคคล ฟรี

Gnucash สุดยอดโปรแกรมบัญชีส่วนบุคคล ฟรี

เอาอีกแล้วหาของฟรีมาให้ใช้กันอีกแล้ว ยิ่งยุคนี้ด้วยแล้ว การเอาของฟรีมาใช้ถือเป็นเรื่องที่ดีครับ เราไม่ต้องสร้างเวรกรรมในการละเมิดลิขสิทธ์ ทำให้สบายใจในการใช้ แล้วยังได้โปรแกรมใช้งานตามที่ต้องการอีกต่างหาก

และยิ่งช่วงนี้ เศรษฐกิจไม่ดีด้วยแล้วการทำบัญชีถือเป็นเรื่องที่สำคัญครับ เพราะว่าเราจะได้สามารถเห็นได้ว่า เรามีรายรับเท่าไร ต่อเดือน ต่อวัน รายรับเราเข้ามาจากทางไหน เท่าไรบ้าง แล้วเรามีรายจ่ายเท่าไรต่อเดือนต่อวัน จ่ายไปกับอะไรเท่าไรบ้าง อีกทั้งยังมีกราฟรายงานเราวันเดือนปีไตรมาส และยังจัดการจำนวนหุ้นหรือกองทุน มูลค่าและรายละเอียดได้อีกต่างหาก

ที่ ผมจะนำเสนอคือโปรแกรมจัดการบัญชีส่วนบุคคลครับ โดยการนำสนอของผมจะเป็นมาจากการใช้งานจริงที่ผมใช้โปรแกรมตัวนี้มาเกือบปี หนึ่งได้แล้ว ซึ่งรูปแบบการนำเสนอจะต่างจากที่อื่นที่เป็นการ review เพียงอย่างเดียว

โปรแกรม จัดการบัญชีส่วนบุคค ที่ผมกล่าวถึงนี้ มีชื่อว่า GNUCASH ซึ่งเป็น Freeware ไม่ต้องเสียเงินแต่ function การทำงานถือว่าพร้อมมากเลยล่ะครับ ไม่มีอะไรที่เยอะเกินกว่าที่เราต้องการใช้ (จริงๆมันก็ให้มาเกินนะแต่ว่าเราก็ไม่ต้องสนใจมันไง)

สำหรับคนที่ต้องการโหลดมาติดตั้งบนเครื่อง โหลดได้จากที่นี่ครับ http://sourceforge.net/project/showfiles.php?group_id=192โดยเลือกเอา ที่มี วงเล็บข้างหลังว่า stable นะครับ คลิกที่ download ครับ
สำรับคนที่ต้องการโหลดมาใช้แบบ Portable คือใช้บน USB (หรือ com เราก็ได้)เผื่อเอาไปใช้บนเครื่องอื่นได้นั้น โหลดได้จากที่นี่ http://portableapps.com/apps/office/gnucash_portable

จากนั้นก็ติดตั้งตามปกตินะครับ ไม่ได้มีอะไรพิเศษกว่าทั่วไป

แต่ สำหรับการใช้ครั้งแรกเชื่อเหลือเกินว่าต้อง งง อย่างแน่นอน เพราะว่าผมเองก็งงมาก่อนแล้วครับ5555 เนื่องด้วยผมไม่เคยใช้งานโปรแกรมบัญชีตัวใดมาก่อนเลย เลยไม่ค่อยเข้าใจรูปแบบการทำงานของโปรแกรมเท่าไร ทำให้ งง เมื่อต้องใช้งานจริง

อาจจะเป็นเพราะว่าเหตุนี้ด้วยน่ะมั้งครับทำให้ ไม่แพร่หลาย เพราะว่าคนใช้งงนั่นเอง แต่พอเรารู้ว่าเราต้องป้อนข้อมูลให้มันอย่างไร ก็จะไม่งงแล้วครับ

ผม จำได้ว่าตอนแรกที่ใช้งานเสียเวลาอ่าน document ประมาณสองวันได้ เพราะว่าอยากใช้มาก แต่ผมจะเอามาเล่าสู่กันฟังเป็นบทความสองตอนจบพอครับ โดยตั้งเป้าเอาไว้ว่า ให้คนที่อ่านสามารถนำเอาไปใช้งานบันทึกข้อมูล และ customize ระบบการเก็บข้อมูลของตัวเองได้ เพราะว่าแต่ละคนจะมีรูปแบบรายรับรายจ่ายที่แตกต่างกัน โปรแกรมนี้เลยปิดกว้างให้ manage ได้อย่างอิสระครับ และบทควาตอนหลังจะเป็นการเรียกดู report หรือสรุปต่างๆ เพื่อมุ่งหวังให้อ่านรายงาน เรียกรายงานได้ เพราะว่าเก็บข้อมูลได้แต่รายงานไม่ได้ก็ไม่มีค่าอะไรจริงหรือเปล่าครับ

ผมหวังเหลือเกินว่าจะให้คุณผู้อ่านได้รับความรู้กันไปเยอะๆนะครับ

เข้าเรื่องๆ� ยาวไปไกลอีกแล้ว

หลัง จากที่เราเปิดโปรแกรมขึ้นมาแล้ว เราก็จะพบว่าโปรแกรมจะให้เราสร้าง Account ใหม่ เราก็สร้างไปครับ โดยหน้าที่เลือก template ก็เลือกด้วยเรียกง่ายๆว่าเค้าให้เลือกอะไรก็เลือก ให้เอาอะไรก็เอา เพราะว่าเราจะอามาเป็นตัวอย่างการใช้งานกัน แต่ถ้าสร้างใหม่หมดแบบว่างเปล่ามาเลยในครั้งแรกก็กลัวว่าจะงงกัน สรุปเปิดขึ้นมาครั้งแรก เลือกสกุลเงินเป็น บาท แล้วก็กด forward อย่างเดียวจนเสร็จเลย

พอเราได้มาแล้ว ผมจะบอกคร่าวๆก่อนครับ ฝั่งซ้ายก็คือ รูปแบบ หรือช่องทางของเงินครับ ไม่รู้ว่าเค้าเรียกว่าอะไรแหล่ะ แต่มันคือช่องทางต่างๆ ที่จะทำให้เงินไหลเข้าหรือออกจากตัวเราได้ครับ
รายการเงินเข้าออก

ผมจะเริ่มที่ concept กันก่อนนะครับจะได้เข้าใจเวลาใช้จริง

ให้เราเอาตัวเอง คือตัวตนของเราเป็นศูนย์กลางเลยนะครับ สมมุติว่าเราทำงานได้เงินเดือน มา 5000 บาท คำถามคือเราได้มา จะต้องมีคนเสียให้เราใช่หรือเปล่าครับ คือบริษัทนั่นไง บริษัทให้รา ทำให้เรามีเงินเพิ่มขึ้น ดังนั้น เราก็จะมีรายการว่าบริษัทจ่ายเงินให้เรา 5000 บาท เราก็มีทรัพย์สิน หรือเงินนั่นแหล่ะ เพิ่มมา� 5000 บาท
แล้วเมื่อเรากินข้าว(เช่น50บาท) เงิน 5000 บาทของเราก็จะไหลออกจากตัวเราใช่หรือเปล่าครับ โดยไหลไปกับการกินข้าว ทำให้เงินเราลดลงไป 50 บาท


อันนี้คือกรณีที่แบบว่า simple มากที่สุดเลยนะครับ คือรับเข้าและจ่ายออก จากกรณีนี้ เราจะมาดูกัน ว่าเราจะบันทึกรายการได้อย่างไรบ้าง

ในที่นี้ผมจะมองกระเป๋าเงินเป็นหลักครับการรับเงินจะต้องทำให้เงินในกระเป๋าเงินเราเพิ่มจริงหรือเปล่าครับ และเมื่อเราจ่ายเงิน เงินในกระเป๋าเงินเราก็จะลดลง อันนี้เพื่อให้เข้าใจง่ายขึ้นผมก็จะลงรายการว่า
เปิดกระเป๋าเงิน

รับ เงินจากบริษัท 5000 บาท แล้วเราเอาเงินใส่กระเป๋าเรา เราก็เลือกว่าเงินเพิ่มขึ้น จากเงินเดือนครับ แค่นี้เอง การลงรายการเสร็จแล้ว ง่ายหรือเปล่าครับ
การลงบัญชี

แล้ว ถ้าราคลิกดูที่เงินเดือน ก็จะพบว่ามีการจ่ายมาเพื่อเข้ากระเป๋าเราด้วย(รายการนี้ ได้มาอัตโนมัตินะครับ เพราะว่ามันจะจับคู่รายการทันที ว่าเงินเข้ามาจากทางไหน ไปที่ไหนครับ) ซึ่งโปรแกรมจะมองส่วนนี้เป็นรายรับครับ เมื่ออิงตัวเราเป็นศูนย์กลาง
รายการเงินเดือน

ดัง นั้นเมื่อเสร็จขั้นตอนนี้พอจะเข้าใจบ้างหรือเปล่าครับ คือถ้าเราลงรายการในกระเป๋าเงินของเราว่าเงินเราเพิ่ม มันต้องมีที่มา กรณีนี้ที่มาก็คือเงินเดือน� แล้วเมื่อเราลงรายการแล้ว พอเราเปิดที่ส่วนของเงินเดือน มันก็ต้องมีรายการที่ถูกจ่ายไปให้กับกระเป๋าเงินด้วย ในจำนวนที่ต้องเท่ากันเสมอ
การรับเงิน

คือ ผลรวมต้องเป็น 0 เสมอครับ� ลองคิดง่ายๆเลยนะครับ ว่าถ้าคุณทำงานได้เงินเดือน 5000 บาท แต่เงินที่รับมาเข้ากระเป๋าไม่เต็ม 5000 แปลว่าทำบัญชีผิดแน่นอนครับ เพราะว่าเงินมันหายไปนั่นเอง บางคนแอบเถียงว่าก็เอาไปใช้ไง แต่อย่าลืมว่าถ้าคุณเอาไปใช้ ก็ต้องมีรายการที่ถูกใช้ไป ซึ่งเมื่อเอาเงินที่เข้ากระเป๋า รวมกับเงินที่ใช้ไปทั้งหมด ก็ต้องได้เท่ากับ 5000 บาทอยู่ดีครับ นี่คือหลักการ


และเราจะมาลงการจ่ายกันบ้างเราก็กลับมาที่กระเป๋า เงินของเราเหมือนเดิม เราก็ลงรายการว่า ค่าอาหาร� 50 บาท แล้วก็เลือกว่าเราจ่ายเงินไปที่ไหน แค่นี้เองครับ
รายการจ่ายออกจากกระเป๋า


จุด สังเกตคือถ้ามีเงินเข้าหรือออกต้องมีที่มาที่ไปเสมอ จะลอยๆมาไม่ได้ ถือว่าการลงรายการนั้นไม่สมบูรณ์จะมีปัญหาตอนออก report ได้ครับ

ทั้ง นี้ ให้จำไว้เสมอครับ หลักการทำบัญชีที่ผมคิดเอง ว่าต้องถูกต้องก็คือ เงินทุกบาททุกสตางค์ ต้องมีที่มา และที่ไปเสมอ เช่นชีวิตจริง หลายคนทำงานได้เงินเดือน 12000 บาท แต่จะมีค่าประกันสังคม ค่ากองทุน นู่นนี่นั่น ทำให้เหลือเงินที่คุณได้รับเป็นตัวเลขสุดท้ายแค่ 8000 บาท แต่เวลาคุณลงบัญชี จะต้องลงว่าได้ 12000 นะครับ แต่ว่าเงินจะถูกกระจายลงไปที่ส่วนต่างๆ� ซึ่งเมื่อรวมกันต้องได้ 12000


ฝั่งซ้ายมือที่เป็นรายการเข้าออกของเงินเราสามารถแก้ไขเปลี่ยนแปลงลดเพิ่มได้นะครับ โดยความหมายแต่ละหมวดมีดังนี้
Asset หรือ ทรัพย์สิน เช่น กระเป๋าเงินเรา บัญชีธนาคาร บัญชีหุ้น บัญชีกองทุน พันธบัตร หรืออาจจะเป็นในรูปสิ่งของ เช่นบ้าน ที่ดิน ก็คือที่แปลว่าทรัพย์สินนั่นล่ะครับ
Income หรือรายรับ คือทุกช่องทาง ที่ทำให้ทรัพย์สินเราเพิ่มได้ ไม่ว่าจะเป็น เงินเดือน ขายสิ่งของ เพื่อนให้ กู้มา ดอกเบี้ยเงินฝาก หรืออะไรก็ตามที่ทำให้เราได้ทรัพย์สินเพิ่มนั่นล่ะครับ
Expenses หรือ รายจ่าย คืออะไร หรือช่องทางใดก็ตาม ที่ทำให้เราเสียทรัพย์ เช่น กินข้าว ค่าเดินทาง บัตรเติมเงิน เติมน้ำมัน ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าโทรศัพท์ ค่างวดบัตรเครดิต ซื้อหนังสือ อุปกรณ์คอม เพื่อนยืม ให้คนอื่นกู้ จ่ายดอกเบี้ยเงินกู้ และอื่นๆ ตามที่ชีวิตท่านพบ
Equity จะใช้ใน ช่วงแรกเท่านั้นเช่น ครั้งแรกสุดที่เราเริ่มทำบัญชี เรามีบ้าน มูลค่า 1 ล้านบาท เราก็จะลงรายการบ้านเราอยู่ใน asset ซึ่งมันต้องมีที่มาว่าเราได้บ้านมาจากไหน เราก็เลือกที่มาของบ้านว่าเป็น Opening Balance ไปครับ แต่หากท่านจำที่มาของเงินได้ที่รวมเป็นบ้านได้ทั้งหมด ก็อาจจะลงตามจริงก็ได้ ไม่ต้องลงว่ามาจาก Opening Balance
Liabilities เป็นส่วนของเงินล่วงหน้า (เรียกไม่ถูกเหมือนกัน) เช่น บัตรเครดิตครับ บัตรเครดิตมันจะมีความพิเศษครับ ตรงที่ว่า เมื่อเรารูดบัตรปุ้บ นั่นแปลว่าทรัพย์สินเราจะเพิ่มทันที จริงหรือเปล่าครับ เพราะว่าเราไปซื้อของด้วยตัวเปล่า แล้วรูดบัตร กลับมาบ้านเรามีสินค้ากลับมา โดยที่เรายังไม่ได้จ่ายสักบาททำให้ทรัพย์สินเราเพิ่มขึ้น ซึ่งตรงนี้ล่ะครับ คือช่องทางที่ทำให้ทรัพย์สินเราเพิ่มขึ้น คือบัตรเครดิต หรือเงินกู้นั่นเอง

ความพิเศษของส่วน� Liabilities นี้ จะเป็นการทำให้เราเห็นสถานะจริงๆของเรา เพราะว่าเราเอาบัตรไปรูดมา เราจะไม่รู้ว่าเราก่อหนี้เท่าไรแล้ว แต่หากเรามาลงรายการส่วน Liabilities มันจะมีการระบุด้วยการการใช้จ่ายนั้นใช้จ่ายไปกับอะไร เท่าไร ซึ่งมันจะทำให้ท่านเห็นการใช้จ่ายของท่าน ณ เวลานั้นเองด้วย ว่าตอนนี้ท่านรูดบัตรไปเท่าไรแล้ว แล้วต้องเตรียมเงินเท่าไรเพื่อจ่ายค่างวดในรอบนั้นๆ

นี่คือประโยชน์หนึ่งของการทำบัญชีครับ

โดย การเพิ่มหัวข้อใน 5 หมวดนี้ มีข้อจำกัดอยู่ว่า ต้องเพิ่มใส่ในหมวดที่ถูกต้อง เช่น...� คุณเพิ่มบัญชีเงินฝากของธนาคาร A แต่คุณไปเพิ่มในหมวด Income อย่างนี้ไม่ถูกต้อง เพราะว่าบัญชีธนาคาร ถือว่าเป็นทรัพย์สิน ต้องเพิ่มในหมวด Asset หรือคุณจะเพิ่มช่องทางการจ่ายเงิน เช่นปกติจะจ่ายค่าผ่อนบ้านทุกเดือน คุณไปเพิ่มในหมวด Asset อย่างนี้ก็ผิด เพราะว่าการผ่อนบ้าน เงินจะไหลออกจาก asset >> expense
การเพิ่ม ให้พิจารณาว่า เงินจากไหน ไปที่ไหนครับ จะได้ไม่งง


มาถึงการลงบัญชีแบบพิเศษ ซึ่งจะเจอได้บ่อยมากครับ เรื่องมีอยู่ว่า สมมุติว่า เราได้รับเงินเดือน 15000 บาท แต่เงินเดือน15000 บาทเราแบ่งเป็น เข้ากองทุนประกันสังคมเดือนละ 1000 บาท เข้ากองทุนบริษัท 3000 บาท ซื้อกองทุนแบบอัตโนมัติ 1000 บาท และที่เหลือ 10000 บาทก็เข้าบัญชี A ของเรา
กรณีแบบนี้ ผมจะทำให้ดูนะครับ โดยจะมีรายการรูปแบบทั้งหมดดังนี้(ผมลบส่วนที่ไม่เกี่ยวออกทั้งหมด จะได้ไม่งง)
ลงบัญชีแบบพิเศษ

แล้ว เราก็เปิดรายการส่วนของ เงินเดือน ขึ้นมา เพราะว่าเราได้รับเงินเดือน แล้วเราจะมากระจายออกเป็นส่วนๆ จากนั้นก็ลงรายการ แต่อย่าพึ่งลงเสร็จ เอาแค่หัวข้อ แล้วกดที่ปุ่ม Split
การ split คือการแบ่งเงินหรือรายการออกเป็นส่วนย่อยๆครับ
แตกรายการเป็นส่วนย่อยๆ

จากนั้นก็ลงรายการเดิม พร้อมจำนวนเงินครับ ในที่นี่ เงินเดือนจะถือเป็นรายรับคือ income
ลงรายการและจำนวนเงิน


จาก นั้น ก็ลงรายการถัดไป พร้อมจำนวนเงิน แต่การแบ่งเงิน คือการกระจายเงินออกไปที่อื่น ซึ่งต้องไปอยู่ในช่องที่ตรงข้ามกันนะครับแล้วคลิกที่ช่องบน หรือกดลูกษรขึ้น มันจะสรุปรายการเบื้องต้นให้ เพื่อให้เลขเท่ากัน
ลงบัญชี พร้อมจำนวนเงิน

จาก นั้นก็ลงรายการจนครบ ซึ่งสังเกตุได้ว่าใน section ที่แตกย่อยออกมา เงินย่อยๆรวมกันจะเท่ากับเงินหลัก คือ 10000+1000+1000+3000 = 15000 บาทแล้วกด enter 2 ทีเป็นอันเสร็จ
ลงรายการให้ครบ

พอมาดูสรุปยอดเงินก็เป็นอย่างที่เห็นครับ
สรุปรายการ

สำหรับ ครั้งแรกของคนที่พึ่งเริ่มใช้ อย่างที่ผมบอก งงแน่นอน เพราะว่าผมก็เคยงงมาแล้ว แต่... ขอให้ใจเย็นๆนะครับ วันนี้ งง ปิดไปก่อน อย่าทนทำจนหายงง เพราะมันจะยิ่งงงหนัก ให้พรุ่งนี้หรือวันไหนว่างๆ มาเปิดอ่าน แล้วลองทำใหม่ ไม่เข้าใจจริงๆก็ถามได้ ผมใช้มาเกือบปี แต่ก็ไม่ได้ใช้ทุก function 100% แต่หลักๆผมใช้ครบหมด น่าจะช่วยตอบได้ไม่มีปัญหาครับ

สำคัญ สำหรับการทำบัญชี คือความละเอียด และความมีวินัย เพราะว่าบัญชีจะต้องเขียนทุกวัน ว่าใช้อะไร ไปเท่าไรบ้างในวันนั้น ผมเองเขียนทุกวันครับ ถือว่าเป็นงานหนึ่งอย่างที่ต้องทำ ขนาดผมทำทุกวัน ในแต่ละเดือนยังต้องปรับยอด 1-2ครั้งเลยครับ เพราะว่าเลขที่ปรากฏในบัญชี กับเงินจริงๆมันไม่ตรงกันครับขาดบ้างเกินบ้าง เหตุเกิดเพราะว่าผมตกหล่นบางรายการ หรือจำ จำนวนเงินบางรายการผิดไปนั่นเอง

ส่วน ประโยชน์ที่จะได้รับจากการทำบัญชีเหรอ ผมว่ามากมายเลยนะครับ อย่างเช่นผมรู้ว่า ตั้งแต่ปีใหม่จนวันนี้ผมใช้เงินไปกับค่ารถ ค่าเดินทางกี่บาท กินข้าวไปทั้งหมดกี่บาท ไปเที่ยวพักผ่อนใช้เงินไปทั้งหมดกี่บาท อะไรแบบนี้เป็นต้น ท่านที่ไม่ได้ทำบัญชี ท่านทราบหรือเปล่า?

บางคน เงินรั่วครับ คือทำงานก็ได้เงิน แต่ใช้ไปใช้มา พบว่าเงินหมดก่อนสิ้นเดือน โดยไม่ทราบสาเหตุ ก็ใช้ตามปกติ เหมือนอย่างที่คนอื่นเค้าใช้กัน ไม่ได้ออกไปเที่ยวเตร่ กินเหล้าเหมือนอย่างเพื่อน แต่สงสัยว่าทำไมเงินหมด พอมาเปิดรายจ่ายพบว่า ซื้อกาแฟกินทุกวัน (บางยี่ห้อแก้วละ 100 บาทครับ) และมักจะแวะเข้าร้านค้าใกล้บ้านเพื่อซื้อขนมวันละ 50-100 บาททุกวันเพราะว่าเอาไว้กินทั้งวัน ซึ่งสองส่วนรวมกันก็ 3000-6000 บาทต่อเดือนเข้าไปแล้ว แต่ทำงานได้เงินแค่เดือนละ 8000 แล้วมันจะไปพอยังไงครับ......� แต่ที่เค้าคิดว่าเงินไม่พอใช้ ทั้งๆที่เค้าใช้ชิวิตเหมือนคนอื่นแล้วนั่นเป็นเพราะว่าพฤติกรรมการกินกาแฟ หรือการซื้อขนมกิน มันเป็นส่วนหนึ่งของชีวิตไปแล้ว ซึ่งเค้าไม่ได้ใส่ใจถึงตัวเลขตรงจุดนี้แต่อย่างใด แต่การทำบัญชีมันจะทำให้เห็นพฤติกรรมครับ และค้นพบได้ว่าเงินรั่วไปตรงไหน ซึ่งต้องรีบอุดก่อนจะสายเกินไป

ขอให้ทุกท่านได้ลองทำกันนะครับ อยากให้ได้ทำบัญชีกันทุกคนครับ ผมสนับสนุนเต็มที่เลย มันมีประโยชน์จริงๆครับ

เดี๋ยวครั้งหน้า ผมจะมาแนะวิธีการออกรายงานกัน จะได้รู้ว่าเงินเรารั่วไปกับตรงไหนบ้าง อิๆๆๆ ตอนนี้ลงบัญชีกันไปก่อนนะครับ


Create: Modify : 2009-04-28 21:39:04 Read : 20980 URL :